Instrukcja załatwiania spraw drogę elektroniczną

1. Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Urząd Gminy Kościan, zgodnie z ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, udostępnił Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP), która jest środkiem komunikacji elektronicznej, służącym przekazywaniu informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) na ePUAP umożliwia komunikację elektroniczną pomiędzy obywatelem a jednostką administracji publicznej.

W celu złożenia dokumentu elektronicznego do Urzędu Gminy Kościan poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na ePUAP konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na ePUAP (https://epuap.gov.pl/wps/portal)  oraz ważny profil zaufany ePUAP (https://pz.gov.pl/pz/index).

Instrukcje dotyczące obsługi ePUAP w zakresie: zakładania konta, wysłania dokumentów, podpisywania itp. znajdują się w dziale Pomoc serwisu ePUAP (https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/pomoc).

Skrzynka EPUAP /UGKoscian/SkrytkaESP

Zasady korzystania

W celu złożenia dokumentu elektronicznego do Urzędu Gminy Kościan należy:

1. zalogować się na platformie ePUAP,
2. wyszukać profil: Urząd Gminy Kościan,
3. wybrać i wypełnić udostępniony formularz oraz podpisać go z użyciem ważnego profilu zaufanego ePUAP lub przy użyciu ważnego bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Można także skorzystać z usługi centralnej pisma ogólnego do podmiotu publicznego, w tym celu należy:

1. zalogować się na platformie ePUAP,
2. wybrać zakładkę „Katalog Spraw”, a następnie „Najnowsze usługi centralne”,
3. wybrać z listy usługę „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”,
4. wypełnić udostępniony formularz oraz podpisać go z użyciem ważnego profilu zaufanego ePUAP lub przy użyciu ważnego bezpiecznego podpisu elektronicznego w, należy pamiętać, aby w polu „Ustaw/Zmień adresata” wpisać: Urząd Gminy Kościan

Urzędowe Poświadczenie Odbioru/Urzędowe Potwierdzenie Przedłożenia

Po wysłaniu elektronicznego dokumentu, na adres skrytki odbiorczej użytkownika na ePUAP zostanie wygenerowane automatyczne Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)/Urzędowe Potwierdzenie Przedłożenia (UP). Otrzymanie UPO/UPP jest równoznaczne z przyjęciem przez Urząd Gminy Kościan przesłanego wniosku elektronicznego.

 2. Poczta elektroniczna

Dokument elektroniczny podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym można także wysłać na adres poczty elektronicznej sekretariat@gminakoscian.pl.

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami nie może przekroczyć 15 MB.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania. Wysłanie dokumentów tą drogą nie zapewnia uzyskania urzędowego poświadczenia odbioru. Takie poświadczenie można uzyskać przekazując dokument korzystając z ePUAP.

 Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu Gminy Kościan

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym, bezpiecznym podpisem elektronicznym - chyba, że przepisy stanowią inaczej.
2. Urząd Gminy Kościan akceptuje wszystkie formaty załączników zgodnie z załącznikiem nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
3. Dokumenty zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.